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オフィスに大量にある書類は業務の効率化などの点で大きな支障となることもよくあります。
廃棄できるものであれば廃棄するだけで問題は解決しますが、機密文書や個人情報関連の書類などは簡単に処分するわけにもいかず、結局保管しておくしかないこともよくあります。
そのようなオフィスの問題を解決するための方法の一つが、文書の電子化です。
オフィスにある文書を電子化することには多くのメリットがあります。

書類などを電子化すればかなりのスペースを節約し、ほかの用途に充てることができます。
過去の資料なども電子化すれば、保管のために借りている倉庫などが不要になることもよくあります。
また電子化によって書類を探し出すためにかけていた手間を、コンピュータ上からの検索操作に置き換えることができるので、様々な業務の効率化につながります。
また複写することなく複数の人数で、また部署をまたいでで共有して閲覧できるので、打ち合わせなどもよりスムーズに行うことができます。

お客様からの問い合わせへの対応も格段に素早くできますから、顧客満足度の向上にもつながります。
このようにさまざまなメリットもある一方、機密文書などの扱いには注意が必要でもあります。
機密文書などには暗号化やパスワードを設定するなどをして、閲覧制限をかけることが必要です。
セキュリティに関しては十分に行っていないと、機密文書や個人情報の漏えいなどのトラブルの原因となってしまいます。
書類などの電子化を行っている業者には、文書情報管理士という資格を持っている人がいますから、会社の実態に沿ったアドバイスなどを得ながら業務の効率化のための電子化を行ってください。

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