社外秘で

オフィスを占拠する大量の書類を電子化する企業が増えてきています。
ネットワークの進歩によって、様々な情報をどこにいても参照できる環境が整っていますから、企業内にある文書の電子化は大きなメリットのあるものです。
企業の扱っている書類などを電子化するメリットには地理的に離れている複数の部署で瞬時に情報の共有ができたり、同じ情報を見ながら離れていてもすぐに会議やミーティングを行うことができることがあります。
また、文書の検索や閲覧が瞬時に行えるようになりますから、業務の効率化に大きく貢献します。

特にA0判などの大きな図面などは、参照用のコピーを取るだけでも手間がかかりますし、保管のために丸めたり折りたたまれているために劣化を避けることができませんが、デジタルデータであればそのような心配もしなくても済むようになります。
しかし企業内には少なからず機密文書があり、電子化した場合の機密保持のために対策を講じる必要があります。
また、e-文書法の適用を視野にいれすべての紙媒体の書類の廃棄を検討しているなら、電子化した後廃棄する機密文書の扱い方も注意しなければ、機密情報の流出や個人情報の漏えいなど社会的にも大きな問題となることもあります。
機密文書を確実にシュレッダーにかけ溶解処理をすることのできるなど機密文書の電子化業務を行える設備やセキュリティのしっかりした会社に依頼する必要があります。
また電子化したデータのバックアップの方法や保管場所にも工夫が必要となります。
デメリットとなりうる部分はきちんと対策を施せばさほど問題とはなりませんし、メリットから受ける恩恵のほうが会社にとっては大きいはずです。

社外秘の書類

電子化された機密文書は管理が一元化され、簡単であり、かつ効率的ですが、一度、漏えいされると、大量の機密文書が公となり、個人情報が含まれている場合には、経営に大きな影響を与えることが考えられます。
したがって、個人情報などを含む機密文書の電子化の際には、効率的なシステムであることはもちろん、漏えいに対して万全の体制であることが求められます。
例えば、外部からの攻撃ですが、この場合も、電子化された機密文書を守るべく、すばやく外部からのコンピュータへの攻撃であることを察知し、防御的にコンピュータをシャットアウトしててしまうことが必要です。

何重にもファイアウォールをはり、ウィルス防御ソフトを入れておくことはもちろんですが、さらにこれらが破られた場合にも備えて、出来るだけ事前に措置を講ずることが必要です。
さらに、内部関係者からの漏えいに備えて、電子化された機密文書にアクセスする場合には、限られた社員のみに社員識別番号とパスワード、重ねて物理的にビデオカメラでデータ管理室への入室を監視することが必要です。
また、USDを差し込むと、その差し込み記録を保存するとともにデータ管理室へUSBが差し込まれたことを通報する、もしくはUSBの差し込み自体を無効にするといったシステムの導入も近年では進んでいます。
必ず二名で、しかもそれぞれがバラバラな社員番号とパスワードでなければ入れないといった物理的なガードを導入する例もあります。

硬く封印

取り扱いも簡単になり、大量の書類の中から目当ての文書を取り出すことも簡単です。
しかし、デジタル化はセキュリティ面で心配な点もあります。
電子化されたデータは簡単にコピーすることができるため、機密文書が外部に持ち出されるリスクが高まります。
また、機密文書の漏洩の事実を把握することを遅らせる原因にもなります。
このことから、電子化に伴って機密文書のセキュリティを強化することが求められます。

今後の情報漏洩によるリスクを減らすために、どのように電子化された機密文書を扱うかについて、厳格なルール作りが必要です。
企業内に明確にルールを定めて書類を扱うように徹底することで、電子化による恩恵を受けてリスクの軽減させることが十分に可能です。

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