社外秘の書類

電子化された機密文書は管理が一元化され、簡単であり、かつ効率的ですが、一度、漏えいされると、大量の機密文書が公となり、個人情報が含まれている場合には、経営に大きな影響を与えることが考えられます。
したがって、個人情報などを含む機密文書の電子化の際には、効率的なシステムであることはもちろん、漏えいに対して万全の体制であることが求められます。
例えば、外部からの攻撃ですが、この場合も、電子化された機密文書を守るべく、すばやく外部からのコンピュータへの攻撃であることを察知し、防御的にコンピュータをシャットアウトしててしまうことが必要です。

何重にもファイアウォールをはり、ウィルス防御ソフトを入れておくことはもちろんですが、さらにこれらが破られた場合にも備えて、出来るだけ事前に措置を講ずることが必要です。
さらに、内部関係者からの漏えいに備えて、電子化された機密文書にアクセスする場合には、限られた社員のみに社員識別番号とパスワード、重ねて物理的にビデオカメラでデータ管理室への入室を監視することが必要です。
また、USDを差し込むと、その差し込み記録を保存するとともにデータ管理室へUSBが差し込まれたことを通報する、もしくはUSBの差し込み自体を無効にするといったシステムの導入も近年では進んでいます。
必ず二名で、しかもそれぞれがバラバラな社員番号とパスワードでなければ入れないといった物理的なガードを導入する例もあります。

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