社外秘で

オフィスを占拠する大量の書類を電子化する企業が増えてきています。
ネットワークの進歩によって、様々な情報をどこにいても参照できる環境が整っていますから、企業内にある文書の電子化は大きなメリットのあるものです。
企業の扱っている書類などを電子化するメリットには地理的に離れている複数の部署で瞬時に情報の共有ができたり、同じ情報を見ながら離れていてもすぐに会議やミーティングを行うことができることがあります。
また、文書の検索や閲覧が瞬時に行えるようになりますから、業務の効率化に大きく貢献します。

特にA0判などの大きな図面などは、参照用のコピーを取るだけでも手間がかかりますし、保管のために丸めたり折りたたまれているために劣化を避けることができませんが、デジタルデータであればそのような心配もしなくても済むようになります。
しかし企業内には少なからず機密文書があり、電子化した場合の機密保持のために対策を講じる必要があります。
また、e-文書法の適用を視野にいれすべての紙媒体の書類の廃棄を検討しているなら、電子化した後廃棄する機密文書の扱い方も注意しなければ、機密情報の流出や個人情報の漏えいなど社会的にも大きな問題となることもあります。
機密文書を確実にシュレッダーにかけ溶解処理をすることのできるなど機密文書の電子化業務を行える設備やセキュリティのしっかりした会社に依頼する必要があります。
また電子化したデータのバックアップの方法や保管場所にも工夫が必要となります。
デメリットとなりうる部分はきちんと対策を施せばさほど問題とはなりませんし、メリットから受ける恩恵のほうが会社にとっては大きいはずです。

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